公文管理的定义
公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。
公文管理的作用
☆ 领导和指导作用。
☆ 行为和规范作用。
☆ 宣传和教育作用。
☆ 联系和知照作用。
☆ 依据和凭证作用。
公文管理的特点
☆ 灵活运转：可跳越式审批，撤回。（与工作流紧密衔接即多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程）
☆ 即时监控：实时跟踪系统传递信息情况，提醒用户及时对文件进行处理。
☆ 安全可靠：用户和权限设置完全可靠，用户无权查看非自己呈报、签发或待办文件。
传统纸质公文的弊端
☆ 公文审批受人为因素影响较大，流程把控不严谨。
☆ 审批受地域限制，审批人所在地点较远时审批难度很大，影响公文办理效率
☆ 文件保管难度大，在流转当中易损坏丢失。
☆ 文件分发即不方便也容易造成纸张浪费。
☆ 文件查看权限不容易控制，保密机制易受人为因素影响。
信息化软件实现公文管理
信息化软件通过流程引擎，系统权限管理机制以及网络平台实现公文管理，有效的排除了地域限制、人为因素等限制，极大的提高了文件的办理效率，减少人力成本。
发文管理
发文管理实现发文的拟稿、审批、会签、核稿、套红、盖章、签发、分发，以及集团性企业总公司与子公司、子公司与子公司间的发文到收文的转换。
拟制发文
拟稿人选择行文的文别、文种以及行文流向后开始拟制发文内容。
发文正文内容使用word控件进行编辑，可以记录编辑、修改痕迹，有效防止人为恶意或误删除、修改文件内容。
发文引用功能用于引入系统内其他与发文相关的管理模块（如收文管理、合同管理等）的文件链接。
发文审批流转
通过严谨的流程控制提交发文审批，审批过程中可以控制不同的流转环节的字段编辑权限，在多部门会签环节可以设置全部会签人员必须全部审批后转入下一环节或者设置为会签人数超过某一数量后文件进入下一环节审批。
拟稿人起草发文后提交下一环节审批，文件进入流转状态，流转中的文件在不同的环节审批人对文件内容进行审批签字，对文件内容有疑义可以拒绝回给拟稿人重新修改提交或由拟稿人将文件终止作废，不再进入流转状态，发文文件的查看权限仅限于发文拟制人和发文的审批人员，非文件经手人将无权限查看发文内容。
Ø 审批环节字段控制，针对不同环节的审批人设置不同的字段编辑权限。
文件套红、盖章
公文管理员将制作好的红头模版维护到系统中，在套红时，系统将根据文件所在的部门调用对应的红头模版套入发文正文当中。盖章选用经国家公安部认证的电子签章对发文文件进行盖章，盖章后word正文文件将被电子签章锁定无法更改，保证文件的有效性和安全性。
文件分发
审批通过后的发文各部门间可以通过发送功能进行分发，接受部门人员在“已收发文”菜单中可以查看收到的文件。
总公司对子公司、子公司对总公司间的发文经过发送后，文件将被系统转换为收文，在接收方的“总/子公司来文”菜单中显示，发文正文自动转换成为收文的附件，同时该收文进入审批流转状态。
收文管理
收文管理主要处理外部来文或系统内部来文。公文管理员依据收文内容对文件进行提交审批或交由相关人员传阅、办理，系统具备督办、催办提醒功能。
收文登记
系统外收文由公文管理员手动录入到系统中，将收文文件作为附件上传；系统内发文转收文的文件不需要手动录入，文件由系统转换自动显示在公文管理员的收文登记菜单中，发文正文文件也将作为附件显示在收文页内。
督办提醒
如果收文表单选择了督办提醒，在督办时间到达时系统自动提醒公文管理员进行督办。
收文登记
公文管理员依据收文内容提交相关人员审批，办理人员依照领导批示办理。文件内容仅限于经手人员查看。
文件传阅
办理完成后的文件可以通过发送功能发给相关人员进行传阅。
请示/签报管理
拟制文件
下级单位/部门提出申请交由领导签批，对于需要上会研讨的文件由申请人根据领导意见提交领导班子会进行研讨。文件内容仅限于经手人员查看。
班子会议
已经提交班子会议讨论的文件在“班子会议”菜单里显示，同时被提交的请示/签报仍然可以继续审批流转，不受提交会议的限制。
文件传阅
审批通过的文件可以通过发送功能发送给相关人员进行传阅，接受人员在“已收请示/签报”菜单内可以查看收到的文件。
档案管理
档案管理用于管理公文文件的分类归档、查询、借阅功能，由公文管理员对归档的文件进行统一管理。
归档文件包含两类，一类为系统内文件，如：系统内发文、收文、签报等，另外一类为系统外文件的归档。系统内文件由文件办理人员通过归档按钮进行归档，公文管理员整理，系统外文件由公文管理员进行手动录入归档。
档案录入
系统外档案录入需要手动填写档案具体信息，同时上传原文件作为附件。系统内档案在归档操作后不需要填写具体信息，系统会自动完成。归档文件保存后自动进入档案目录当中。
档案目录
归档的文件依据档案类型、年度、部门进行分类整理，通过“移动”按钮对文件进行移动，档案借阅人申请借阅档案文件审批通过后公文管理员授权借阅人查看档案，同时限定时间，在限定期限过后文件自动归还到档案目录中，借阅人不再有权限查看。
档案借阅
借阅人申请借阅档案，审批通过后，由档案管理员授权给借阅人查看档案的权限。